Cara Cepat Isi Sel Kosong

Mengisi sel kosong, mengapa perlu dilakukan?

Jika kita terbiasa menggunakan fitur PivotTable, Autofilter, Data Short, Subtotal dan beberapa fungsi/rumus seperti SUMIF/SUMIFS, COUNTIF/COUNTIFS, SUMPRODUCT, Rumus Array dan Fungsi Database, pasti kita akan menyadari betapa pentingnya bagaimana data disusun atau diorganisir dalam sebuah tabel. 

Salah satu syarat sebuah tabel yang baik (tabel yang mudah diolah lebih lanjut) adalah semua baris terisi data secara kontinyu, atau tidak ada sel kosong pada kolom-kolom kunci.

Dalam prakteknya bisa jadi kita dihadapkan pada data yang tidak kontinyu, yaitu baris data diselingi baris cell yang kosong yang diasumsikan data tersebut sama dengan data di atasnya.

Sebelum melanjutkan, boleh donk, dilirik sebentar video ini, maaf videonya masih amatiran...:-)

Jika belum cukup faham dengan video diatas, mari kita lanjutkan pembahasan nya.

Perhatikan screenshot berikut yang menunjukan sebuah tabel berisi data nama kabupaten, kecamatan dan desa.

Dapat kita lihat pada sceenshot di atas, beberapa sel di bawah nama kabupaten dan kecamatan dibiarkan kosong. Sel kosong tersebut sebenarnya mengindikasikan nama kabupaten dan kecamatan yang sama dengan di atasnya.

Anggaplah anda ingin menggunakan fungsi COUNTIF, SUMPRODUCT, Rumus Array, atau fungsi lainnya untuk menghitung jumlah desa yang merupakan bagian dari kabupaten Ciamis. 

Berapa nilai yang akan didapat?

Ya, Maka anda hanya akan mendapatkan nilai 1 karena baris yang berisi data lengkap pada semua kolom hanya ada satu baris.

Selain itu, kita juga tidak dapat menerapkan fitur excel lainnya seperti pivottable, autofilter, dan data sort terhadap model tabel seperti contoh di atas.

Tugas kita sekarang adalah bagaimana mengisi sel kosong tersebut dengan mengambil data dari atasnya, sehingga tabel tersebut dapat diolah lebih lanjut dengan lebih mudah.

Bisa saja kita mengcopy data satu persatu secara manual untuk memenuhi semua sel. Tetapi jika kita memiliki ribuan baris data, tentu saja cara tersebut akan sangat menguras waktu dan tenaga.

Lalu bagaimana cara mengisi sel kosong dengan cepat? Sepanjang pengalaman saya, setidaknya ada tiga metode yang dapat dilakukan. Jika pembaca punya cara lain, silahkan ditambahkan.

1. Mengisi sel kosong dengan menggunakan rumus IF dan kolom baru.
2. Mengisi sel kosong dengan bantuan alat Go To Special
3. Mengisi sel kosong dengan VBA/Macro

Mari kita gali lebih lanjut satu per satu.

Cara 1: Mengisi sel kosong menggunakan rumus IF 

Untuk mengisi sel kosong menggunakan rumus IF, kita perlu menyisipkan kolom baru yang nantinya akan menggantikan kolom yang ada sel kosongnya.

• Dengan menggunakan contoh sesuai screen shot diatas, sisipkan 2 kolom (pada kolom A:B).
• Kemudian pada sel A2 ketikan rumus =IF(C2="",A1,C2)
• Copy rumus tersebut pada kolom A dan B sampai dengan baris akhir data.

• Supaya rumus menjadi value, maka data di kolom A dan B perlu di konversi menjadi value dengan cara copy paste value (Seleksi kolom A dan B, kemudian klik kanan, pilih copy, lanjutkan klik kanan lagi, paste special, pilih value dan kemudian tekan OK)

• Langkah terakhir : delete kolom C dan D,  maka kita akan mendapatkan sebuah tabel data dimana semua baris sel terisi sehingga lebih mudah untuk di olah lebih lanjut.

Catatan: Kita juga dapat membiarkan rumus IF tanpa merubahnya menjadi value. Hanya saja kita tidak bisa menggunakan firtur data sort jika kolom berisi formula, dan kita tidak bisa men-delete kolom awal nya karena jika di delete maka rumus IF akan error #REF.  Cara ini sering saya lakukan jika tidak ingin merubah struktur tabel data aslinya, tetapi data tetap dapat diolah lebih lanjut menggunakan pivotTable.

Cara 2: Mengisi sel kosong menggunakan rumus dan alat Goto Special.

Cara ke-2 ini memanfaatkan rumus sederhana =SelAtas, dengan terlebih dahulu menyeleksi sel kosong dengan bantuan fitur Goto Special.

• Seleksi range sel yang akan diisi sel kosongnya, kemudian tekan shortcut F5  atau CTR + G untuk memunculkan jendela Go To.
• Klik tombol Special...
• Pilih opsi Blanks
• Klik tombol Ok
• Ketik =
• Tekan tanda panah atas ↑
• Tekan CTR + Enter

Berikut screenshot langkah-langkah mengisi sel kosong menggunakan Goto Special.

• Langkah terakhir: Jika diperlukan, lakukan konversi rumus menjadi value dengan cara copy paste value seperti cara pertama tadi.

Cara3: Mengisi Sel Kosong Menggunakan Makro / VBA

Jika kita sering berulang kali harus melakukan isi sel kosong, maka alangkah baiknya - dan sangat disarankan - untuk menggunakan makro / VBA sehingga dapat lebih cepat setiap kali kita perlu melakukan langkah tersebut.

• Masuk ke VBA editor dengan menggunakan shortcut ALT + F11, atau melalui Ribbon Tab Developer dan klik Visual Basic.

• Di dalam jendela VBA Editor, klik menu Insert, kemudian klik Module. Langkah ini untuk membuat module standar baru sebagai tempat untuk menempatkan code VBA.

• Ketik atau copy code berikut di dalam module, ini merupakan contoh code VBA sederhana untuk mengisi sel kosong dengan data dari sel dari sebelah atasnya.

Sub isiSelKosong()

Dim sel As Range

For Each sel In Selection

    If sel = "" Then sel = sel.Offset(-1, 0)

Next

End Sub

Setelah code tersebut di-copy ke dalam module standar, maka perintah isiSelKosong sudah siap membantu anda setiap kali anda harus mengisi sel kosong pada data excel.

Untuk menjalankan macro tersebut sangatlah mudah:

• Seleksi range sel yang akan diisi sel kosong, 
• Masuk ke tab Developer, 
• Klik Macro, 
• Pilih macro isiSelKosong dan klik Run.

Untuk lebih jelasnya, perhatikan langkah-langkah sesuai arah anak panah dalam screenshot berikut:

Demikian penjelasan 3 cara cepat untuk mengisi sel kosong dengan mengambil data dari sel tidak kosong di atasnya. Mudah mudahan bermanfaat.

Terimakasih.

Baca juga tips excel lainnya:

3 Cara Cepat Hapus Baris Kosong di Excel
Langkah Jitu Untuk Menghilangkan Spasi Berlebih
Cara Efektif Menggunakan Format Painter Secara Berulang

BERITA LENGKAP DI HALAMAN BERIKUTNYA

Halaman Berikutnya

Subscribe to receive free email updates: